Case study: jak wsparliśmy klienta przy rejestracji w norweskim rejestrze firm wynajmujących.

Jednym z największych wyzwań dla zagranicznych firm wynajmujących personel w Norwegii nie są już wypłaty czy kwestie podatkowe. Coraz częściej problemem staje się zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa pracowników. 
Szczególnie dotyczy to:

Klient Novum działający w Norwegii jako NUF musiał uzyskać wpis do Rejestru Firm Wynajmujących (rejestr przedsiębiorstw prowadzących działalność w zakresie wynajmu pracowników) Norweskiej Inspekcji Pracy - Bemanningsforetaksregisteret (link w języku angielskim).
Wielokrotnie pisaliśmy już o zakazie wynajmu personelu obowiązującym w niektórych regionach Norwegii.

Pracownicy byli zatrudnieni przez przedsiębiorstwo prowadzące działalność w Norwegii poprzez oddział NUF i wynajmowani do norweskiego zleceniodawcy, zgodnie z najnowszymi wytycznymi dotyczącymi wynajmu personelu. Pracownicy są specjalistami, pracują w przemyśle w systemie rotacyjnym. Przy kontroli dokumentacji dostarczonej przez naszego klienta do Inspekcji Pracy w ramach rejestru firm wynajmujących zwrócono uwagę na ubezpieczenie pracowników od wypadków przy pracy. Firma posiadała już międzynarodowe ubezpieczenie obejmujące:

Inspekcja Pracy zwróciła uwagę na konieczność wykazania zgodności ochrony ubezpieczeniowej z wymogami norweskiego prawa. 

Norweska ustawa nakłada na pracodawców obowiązek podpisania umowy z towarzystwem ubezpieczeniowym na ubezpieczenie pracowników.  Wraz z zaostrzeniem przepisów i zakazem wynajmu personelu Norweska Inspekcja Pracy wprowadziła szczegółową kontrolę działalności firm oferujących wynajem personelu. Sprawdzane są m.in.: systematyczna praca z BHP i organizacja BHP w firmie, umowy o pracę, procedury równego traktowania pracowników wynajmowanych i lokalnych. Jednak norweskie firmy ubezpieczeniowe mają bardzo surowe procedury sprawdzania klientów, a branża wynajmu pracowników jest uważana za szczególnie ryzykowną.
Stanęliśmy więc przed dylematem: kilka norweskich firm ubezpieczeniowych odmówiło podpisania umowy z oddziałem, a dokumentacja polisy klienta początkowo budziła zastrzeżenia Inspekcji Pracy. Arbeidstilsynet zwraca bowiem szczególną uwagę na:

Wraz z klientem przyjrzeliśmy się bliżej polisie. Ponadto porównaliśmy warunki polisy z ubezpieczeniem proponowanym przez jednej z norweskich firm. Dodatkowo przeprowadziliśmy analizę obecnej polisy pod względem zgodności z norweską ustawą. Naszą pracę skonsultowaliśmy z brokerami ubezpieczeniowymi, kontaktowaliśmy się z norweskimi urzędami i ubezpieczycielami, dobrze przyjrzeliśmy się wyłączeniom odpowiedzialności. Problem nie polegał na braku ochrony ubezpieczeniowej pracowników, lecz na wykazaniu, że zakres ochrony zapewniany przez międzynarodową polisę odpowiada celom norweskich przepisów dotyczących ubezpieczenia pracowników. 

W czasie przeprowadzania analiz kontaktowaliśmy się z Norweską Inspekcją Pracy, składając pisemne i telefoniczne wyjaśnienia. Inspektor wysłuchała naszych argumentów, przesunęła termin odpowiedzi i zapoznała się z naszą analizą porównawczą obu polis. Po raz kolejny przekonaliśmy się, że dialog z instytucjami i urzędami norweskimi jest jak najbardziej możliwy i skuteczny. Firmy, które stosują przepisy, starają się jak najlepiej udokumentować swoją sytuację, a przede wszystkim - dbają o dobro pracowników, mogą liczyć na zrozumienie urzędników.  Ostatecznie przedstawiona dokumentacja pozwoliła wykazać, że zakres ochrony zapewniany przez polisę nie pozostawał w sprzeczności z wymogami analizowanymi przez Inspekcję Pracy, a pracodawca nie próbował zaoszczędzić ani uniknąć odpowiedzialności za ubezpieczenie pracowników. Sprawa zakończyła się pomyślnie, a nasz klient pozostał zarejestrowany w Bemanningsforetaksregisteret. 

Compliance, czyli zgodność z przepisami, jest wymagana od wszystkich przedsiębiorców, także zagranicznych. Nieodzowne jest zrozumienie norweskiego systemu nie tylko ubezpieczeń, ale także prawa pracy, rejestracji, specyfiki poszczególnych branż. Zawsze należy mieć dobrze przygotowaną dokumentację, przeprowadzić analizę ryzyka i prowadzić dialog z urzędami. Jeśli nawet pojawiają się drobne nieścisłości lub niecelowe uchybienia, można je wyjaśnić i zapobiec kryzysowi, np. usunięciu z Rejestru Firm Wynajmujących. Niewątpliwie praktyczne doświadczenie z rynku lub współpraca z ekspertami znającymi realia rynku stanowią nieocenioną pomoc. 

Może się to okazać pewnym wyzwaniem, nie jest jednak niemożliwe.

Tak. Inspekcja Pracy kontroluje przesłaną dokumentację, w tym dotyczącą ubezpieczenia. 

Nie. Każda firma powinna rozważyć sprawę ubezpieczeń i dialogu z władzami indywidualnie. Zakres ubezpieczeń, odpowiedzialność, sytuacja pracowników mogą się różnić od naszego przykładu. 

Yrkesskadeforsikringsloven:
https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1989-06-16-65
Arbeidstilsynet:
https://www.arbeidstilsynet.no/kontakt-oss/melde-ulykke/yrkesskadeforsikring/
NAV:
https://www.nav.no/yrkesskade/en#which
Forskrift om yrkessykdommer:
https://lovdata.no/nav/forskrift/1997-03-11-220?q=yrkessykd